OTY65-vuosijuhlien ilmoittautuminen - tietosuojaseloste

1. Rekisterin ylläpitäjä

• Oulun teekkariyhdistys ry
• Kalervontie 7, 90570 Oulu
• Y-tunnus: 1743238-7
• Yhdistysrekisterinumero: 142.989
• Kotipaikka: Oulu

2. Rekisteristä vastaava henkilö

• OTY65-vuosijuhlien WWW-vastaava, Niko Mätäsaho
• verkkomestari@oty.fi

3. Rekisterin nimi

• OTY65-vuosijuhlien osallistujat

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tapahtumassa on rajoitettu määrä paikkoja ja/tai tapahtumaa varten on tehtävä ennakkojärjestelyjä, joiden toteuttamiseksi tarvitaan tietoja osallistujista. Tietojen avulla voidaan myös tiedottaa tapahtumaan osallistuvia.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Allergiat
• Erityisruokavaliot
• Juomat
• Minulla on avec
• Avecin nimi
• Avecin sähköposti
• Avecin puhelinnumero
• Avecin allergiat
• Avecin erityisruokavaliot
• Avecin juomat
• Avec haluaa antaa tervehdyksen
• Avecin tervehdyksenantajan taho
• Avec osallistuu sillikselle
• Avec haluaa vuonna 2024 julkaistun laulukalun
• Avec on alumni
• Avecin nimen saa julkaista alla olevalla osallistujalistalla
• Pöytäseuratoive
• Haluan antaa tervehdyksen
• Tervehdyksenantajan taho
• Osallistun sillikselle
• Haluan vuonna 2024 julkaistun laulukalun
• Olen alumni
• Nimeni saa julkaista alla olevalla osallistujalistalla

Kerättyjä tietoja käsitellään täysin erillisenä, eikä niitä yhdistetä muihin tietoihin. Kaikki kerätyt tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tapahtuman jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan sähköisellä lomakkeella OTY65-sivustolla.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ainoastaan yleisen tietoturva-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisissa tilanteissa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Oulun Teekkariyhdistys ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisterin tietoihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä tarpeellisessa laajuudessa, kuten esimerkiksi tapahtuman järjestelyihin osallistuvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi vaatia tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa yhteydenottoihin yhden viikon kuluessa.

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään kaikkien osallistujien osalta tapahtumaan asti ja tapahtuman jälkeen tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa. Yksittäisten henkilöiden tietoja voidaan säilyttää pidempään tilanteissa joissa tapahtumajärjestäjällä on henkilöön kohdistuvia vaatimuksia tapahtumaan liittyen (esimerkiksi maksamaton maksu, vahingonkorvaus, porttikielto tai muu rinnastettava syy). Tällöinkin tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista.